随着以电脑为中心的多媒体技术的普及和提高，给会议工作带来了新的手段和方法，尤其是近几年，视频会议、远程教学等可视化信息技术在会议室领域得到广泛应用，多媒体会议室以其功能的多样性（如现场会议、学术报告、培训教学等）得到迅速普及。 在多媒体会议室里不管是作报告、总结、汇报 、介绍产品等等，用电脑互动操作的图、文、声、影、画展示，充分调动了与会者的感官知觉，大大提高了会议效果。

如果希望视频电话会议能够发挥很好的效果，就必须能够很专业的设计视频电话会议，一起来了解一下召开视频会议时影响会议有哪些因素：

一、摄像机

1、安装一至三个摄像机（一个主要的，一个辅助的，一个用于文件。）
2、把主要的摄像机放在监控器上方，观察者视线上方15度的方向，保证一个良好的视觉接触。
3、将投影幕和监视器放置在远离灯光和窗户的地方。

二、音频

1、将主要的麦克风安装在距离电视电话会议系统3、4米远的地方；
2、一个标准的麦克风使用于4到5位参与者；
3、扬声器应该放在不会与麦克风产生干扰的地方。

三、装饰背景墙

最重要的是面对视频摄像机的墙。应尽量减少窗、彩色糊墙纸和门，人员也要减少通过。颜色：避免红色，避免会产生视频图像反射光及闪动的图案，避免黑色和闪亮的白色。用于电视电话会议室背景墙的最好颜色是天蓝色或青蓝色。其它不反射的颜色还有白灰色调，米色，淡灰或淡蓝。对视频最好的色调是浅色调，不太鲜艳，外表不透光。要避免光亮或者水晶的外表，这会对声音及灯光产生反射。

四、灯光

1、为了把电视电话会议室参与者脸部影子减到最小，将荧光灯转到45度，强度至少达到740LUX，就可获得最好的照明效果。
2、如果房间有窗户，要预先准备变暗系统或者窗帘，避免由自然光线改变而带来的影响。

五、陈设品

陈设品在电视电话会议室背景墙上挂上公司商标或显示当地时间的钟表（有利于辨认背景）座椅：舒适，没有轮子；

六、网络

在视频会议这一方面，网络也是影响视频会议效果的重要因素，在看视频会议的时候要用专线网络，这样就能保证视频会议的畅通

七、当遇到紧急情况，视频会议断线，可以启用电话会议作为紧急备选方案。组网如下图：